Gemeinsamen Kalender anlegen
Ein Terminplan, den alle Mitglieder abonniert haben, erspart die Frage „Wann treffen wir uns eigentlich wieder?“.
Anleitungen
Praktische Anleitungen
Wer einen Verein organisiert, ist zugleich Redaktion, Sekretariat und ein bisschen Technik. Hier finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die häufigsten Aufgaben, und wir beginnen mit der wichtigsten: wie Sie ein Treffen so ankündigen, dass Menschen kommen, und wie Sie vorab erfahren, wie viele es sein werden.
Eine Ankündigung, die sich in zehn Sekunden lesen lässt, bringt mehr Leute als eine hübsche Karte ohne Uhrzeit.
So ist dieser Bereich aufgebaut: Wir beschreiben Abläufe, die mit beliebigen Programmen und Plattformen funktionieren. Namen von Diensten, Messengern oder Gerätemarken nennen wir nicht, und über Gesetze sprechen wir nur im Rahmen ihres Wortlauts.
Kurzanleitungen
Fünf Aufgaben, die in jedem Verein schon in der ersten Saison anfallen.
Zwischen Chat und Rundmail wählen
Der Chat eignet sich für Diskussionen, die Rundmail für wichtige Mitteilungen, die nicht im Nachrichtenstrom untergehen dürfen.
Konzertaufnahme vorbereiten
Der Ton ist wichtiger als das Bild: Prüfen Sie ihn vorher und stellen Sie das Gerät näher an die Mitwirkenden.
Vereinsneuigkeiten veröffentlichen
Fünf Fragen, die jede Meldung beantwortet, und eine Regel für Fotos von Mitgliedern.
Vereinsnews (auf Russisch)
Vereinskonten schützen
Gemeinsamer Zugang ohne gemeinsames Passwort und Zwei-Faktor-Schutz sind die Basis, ohne die ein Verein seine Seite verlieren kann.
Beitragskatalog
Hier erscheinen eigenständige Beiträge des Ratgebers, die eigens für deutschsprachige Leserinnen und Leser geschrieben werden.
Der Katalog ist noch leer. Neue Beiträge erscheinen hier, sobald sie fertig sind.
Themen in Vorbereitung
- Mitgliederdaten im Verein: was die DSGVO für kleine Gruppen allgemein bedeutet
- Hybride Vereinstreffen: wie Mitglieder vor Ort und online gut zusammenfinden
- Das digitale Vereinsarchiv: Dateien so benennen, dass man sie in zehn Jahren findet
- Barrierearme Einladungen: Kontrast, Schriftgröße und Bildbeschreibungen in der Praxis
Redaktionelle Grundsätze
- Die Beiträge in diesem Katalog werden für jede Sprachversion eigens verfasst und sind keine Übersetzungen.
- Einige Beiträge verlinken auf Websites Dritter, darunter Gaming-Dienste; auf deren Inhalte, Preise und Bedingungen haben wir keinen Einfluss.
- Wir veröffentlichen keine Programme oder Nachrichten von Einrichtungen, keine Werbung für Dienste oder Technik, keine Rankings, Preise oder Erfahrungsberichte.
Ein Treffen ankündigen und Anmeldungen sammeln
Sagen Sie, was passieren wird
Beginnen Sie mit einem einzigen Satz zum Inhalt des Treffens, ohne Einleitung und Ausrufezeichen. Wer durch den Feed scrollt, muss auf den ersten Blick erkennen, ob es ihn interessiert.
„Buchbinde-Workshop für Notizbücher, für Einsteiger“ ist klarer als „Alle sind herzlich zum kreativen Abend eingeladen!“.
Datum, Uhrzeit und Ort vollständig angeben
Schreiben Sie den Wochentag zum Datum, Beginn und Ende, die Adresse und wie man hineinkommt. Findet das Treffen online statt, erklären Sie, wann und wie die Teilnehmenden den Link erhalten.
Sagen Sie, was mitzubringen ist und für wen
Ist Vorbereitung nötig, passt das Angebot für Neulinge, dürfen Kinder mitkommen, gibt es einen Aufzug oder eine Rampe? Diese Angaben ersparen die Hälfte der Fragen per Direktnachricht.
Ein kurzes Anmeldeformular erstellen
Ein Online-Formular mit zwei oder drei Fragen: Name, Kontaktweg und, falls wichtig, Anzahl der Plätze. Fragen Sie nicht nach Alter, Adresse oder anderen Details, die für das Treffen nicht nötig sind: Das russische Datenschutzgesetz geht davon aus, dass nur das Notwendige erhoben wird.
Erklären Sie, wozu Sie Daten erbitten
Schreiben Sie in einer Zeile, wofür Name und Kontakt gebraucht werden, wer sie sieht und wann die Liste gelöscht wird. Nach russischem Recht ist die Verarbeitung in der Regel mit Einwilligung zulässig; in der EU gilt die DSGVO, andernorts eigene Regeln. Fügen Sie ein klares Einwilligungsfeld hinzu.
Auf Barrierefreiheit achten
Schreiben Sie groß und kontrastreich: Nach WCAG 2.1 soll der Kontrast zwischen normalem Text und Hintergrund mindestens 4,5:1 betragen. Ist die Ankündigung ein Bild, wiederholen Sie das Wichtigste als Text daneben, damit auch Screenreader es vorlesen.
Erinnerung senden und Anmeldung schließen
Erinnern Sie einen Tag vorher an Uhrzeit und Ort, und schließen Sie das Formular, wenn die Plätze vergeben sind, oder machen Sie eine Warteliste daraus. Löschen Sie die Liste nach der Veranstaltung, wenn sie nicht mehr gebraucht wird.
Weiterlesen
- Werkzeuge
Welche Werkzeuge es gibt: Online-Formulare, gemeinsame Kalender, Gruppenchats, Videokonferenzen, Cloud-Ordner und Editoren für Ankündigungen.
- Vergleiche
Chat oder Rundmail, Livestream oder Aufnahme, Cloud oder externe Festplatte: was ein Verein wählen sollte und warum.
- Probleme
Niemand kam, Spam im Chat, der Stream ruckelt, der Ton ist dumpf, Fotos ohne Erlaubnis gepostet: was Sie der Reihe nach tun.
- Sicherheit
Vereinskonten, Mitgliederdaten, Fotos und Videos: wie Sie den Zugang nicht verlieren und das Vertrauen Ihrer Mitglieder wahren.
- Vereinsnews (auf Russisch)
Alte Adresse der Nachrichten: wie ein Verein seine Neuigkeiten verständlich und ohne unnötige Details über Mitglieder veröffentlicht.
Quellen
- Russisches Bundesgesetz Nr. 152-FZ über personenbezogene Daten
- W3C – WCAG 2.1
Die Angaben zu personenbezogenen Daten, zur Nutzung von Personenbildnissen und zur Barrierefreiheit wurden zum Zeitpunkt der Erstellung mit den Gesetzes- und Richtlinientexten abgeglichen. Die russischen Regeln werden ausdrücklich als solche genannt; in anderen Ländern gelten eigene Vorschriften, die Sie vor Ort prüfen sollten. Programme und Dienste für Vereine ändern sich schnell, deshalb beschreiben wir ihre Funktionen allgemein und nennen keine konkreten Produkte.